Rationalisierung Kommunalverwaltung: Personaleinsparungen durch Digitalisierung?

Kommunale Rationalisierung: Realistische Chancen und Herausforderungen für den Personalhaushalt

Die finanzielle Lage der Kommunen ist alarmierend: Stetig steigende Ausgaben treffen auf knappe Kassen. Dabei machen die Personalkosten mit rund einem Viertel bis knapp einem Drittel der Gesamtausgaben den größten Kostenblock der kommunalen Haushalte aus. Rationalisierung gilt folglich als Königsweg, um wieder mehr finanziellen Spielraum zu gewinnen.

Doch wie viel ist in deutschen Rathäusern wirklich möglich? Die Antwort überrascht: So sehr sich Politik und Verwaltungen mehr Effizienz wünschen – in der Praxis stoßen Einsparungen an ihre Grenzen. Ein Blick auf Herausforderungen, aktuelle Entwicklungen und realistische Handlungsoptionen.

Herausforderungen

Wer an Rationalisierung denkt, hat schnell ein einfaches Drehbuch vor Augen: Digitalisierung schafft Effizienzgewinne – Personal wird abgebaut – Kosten sinken. In der Kommunalverwaltung greift dieses Szenario allerdings nicht.

Der öffentliche Dienst unterliegt einem starken Kündigungsschutz, tariflichen Bindungen und einer Personalpolitik, die eher auf Neueinstellungen als auf Entlassungen setzt. Hinzu kommt der Fachkräftemangel: Allein in den Kommunen sind über 100.000 Stellen bereits jetzt unbesetzt. Bis 2030 könnte diese Lücke auf bis zu eine Million Stellen im gesamten öffentlichen Dienst anwachsen. Wer also Stellen streicht, riskiert an anderer Stelle Handlungsunfähigkeit. Zudem wächst der Aufgabenberg der Kommunen kontinuierlich: Neue Gesetze, Digitalisierung und Krisenmanagement erfordern mehr – nicht weniger – Personal.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Kommunen durch Altersstruktur-Effekte zusätzlich unter Druck geraten: In den kommenden Jahren gehen viele erfahrene Beschäftigte in den Ruhestand, was nicht nur einen enormen Wissensverlust, sondern auch eine erhebliche Belastung der verbleibenden Belegschaft bedeutet. Personalabbau würde diese Entwicklung noch verstärken.

Quantitative Einsparungen und Entwicklungen

Die nackten Zahlen sprechen eine klare Sprache: Zwischen 2015 und 2024 ist die Zahl der kommunalen Beschäftigten (gemessen in Vollzeitäquivalenten) um rund 26 Prozent gestiegen – nicht gesunken. Die Personalausgaben haben sich im selben Zeitraum nahezu verdoppelt.

Der Anteil der Personalkosten am Gesamthaushalt ist trotz gestiegener Aufwendungen weitgehend konstant geblieben, weil die Gesamtausgaben ebenfalls stark zulegten. Kommunen wie Kempen haben sich daher ambitionierte Ziele gesetzt: Dort soll der Personalkostenanteil von 31,82 % (2022) auf unter 30 % gesenkt werden.

Einige Städte setzen bereits konkrete Einsparziele um: Ingolstadt strebt für 2026 eine pauschale Kürzung der Personalausgaben in Höhe von 6 Millionen Euro an – das entspricht etwa 75 bis 80 Vollzeitstellen. Die Stadt München erwartet durch ihr Programm neoHR bis 2029 gesicherte Einsparungen von 24 Millionen Euro. Die Stadt Viernheim hat mit einem Personalkostenanteil von nur 15,05 % am Verwaltungshaushalt einen Spitzenwert erreicht und liegt damit 6,55 Prozentpunkte unter dem Landesdurchschnitt Hessens.

Verwaltung rationalisiert anders: Warum gibt es nicht die selben Effekte wie in Wirtschaftsunternehmen?

Der Unterschied zur Privatwirtschaft ist frappierend: Während Unternehmen Automatisierung nutzen, um Personal abzubauen, schafft der öffentliche Dienst regelmäßig neue Stellen – selbst wenn Digitalisierungsgewinne erzielt werden.

Dafür gibt es mehrere Gründe: Die personalpolitische Rationalität im öffentlichen Dienst ist eine andere. Neue Aufgaben führen in der Regel zu Neueinstellungen, nicht zu einer Hinterfragung bestehender Prozesse. Das Wirtschaftlichkeitsgebot verlangt zwar eine effiziente Aufgabenerfüllung – aber nicht zwingend eine Minimierung des Personaleinsatzes. Einsparungen fließen zudem meist in den allgemeinen Haushalt, nicht der einsparenden Stelle zu, wodurch der direkte Anreiz fehlt. Schließlich unterliegt die Digitalisierung der Verwaltung strengen regulatorischen Anforderungen, etwa durch die DSGVO, die oft manuelle Kontrollen erzwingen.

Entscheidend ist: Digitalisierung führt in der Verwaltung meist zu einer Umverteilung und Aufwertung von Tätigkeiten – nicht zu einem Personalabbau im großen Stil.

Was ist der Blick von Marcel Thum darauf?

Marcel Thum, Leiter des ifo Dresden, übt grundlegende Kritik an der Personalpolitik des öffentlichen Dienstes. Seine zentralen Punkte:

Ineffizienter Personalausbau: Die Beschäftigung im öffentlichen Sektor habe überproportional zugenommen – und das ausgerechnet vor dem Hintergrund des demografischen Wandels, wo die erwerbsfähige Bevölkerung schrumpft.

Verpasste Digitalisierung: Statt Digitalisierung voranzutreiben, um mit den Effizienzgewinnen Personal einzusparen, würden neue Stellen geschaffen, während alte Aufgaben und Prozesse nicht hinterfragt würden.

Verzerrungen am Arbeitsmarkt: Der öffentliche Sektor entziehe der Privatwirtschaft dringend benötigte Fachkräfte, verschärfe den Fachkräftemangel und zahle zunehmend konkurrierende Gehälter, ohne dabei volkswirtschaftlich produktiv zu sein.

Steigende Kosten für Steuerzahler: Die Löhne der öffentlich Beschäftigten orientierten sich an denen der Privatwirtschaft, ohne gleichermaßen produktiver zu werden – mit steigenden Kosten, die die Steuerzahler tragen müssten.

Thums Fazit: Der Staat müsse sich stärker auf Digitalisierung und Prozessoptimierung konzentrieren, um mit den knapper werdenden Ressourcen verantwortungsvoll umzugehen.

Wo liegen die Möglichkeiten zu Einsparungen ohne Serviceverschlechterung?

Trotz der Herausforderungen gibt es fünf zentrale Hebel für mehr Effizienz:

1. Prozessautomatisierung und KI: Hier liegen die größten Potenziale. Ein KI-gestütztes Pilotprojekt zur Vorprüfung von Wohngeldanträgen erzielte eine Zeitersparnis von bis zu 37 Prozent pro Fall. Eine Fraunhofer-Studie zeigt, dass Kommunen durch digitale Workflows in Kernprozessen bis zu 30 Prozent an Prozesskosten einsparen könnten.

2. Interkommunale Zusammenarbeit (IKZ): Bad Arolsen und Volkmarsen teilen sich eine gemeinsame Personalabteilung und sparen jährlich 17.000 Euro – ein Effizienzgewinn von 20 Prozent bei den Personalkosten. Noch eindrucksvoller: Helsa, Niestetal und Nieste sparen durch ihre Kooperation jährlich mehr als 130.000 Euro. Interkommunale Personalpools – etwa in Kriebstein und Rossau – sind ein vielversprechendes Modell für kleinere Gemeinden.

3. Once-Only-Prinzip: Bürger und Unternehmen müssen ihre Daten nur noch einmal an die Verwaltung übermitteln; die Behörden greifen bei Bedarf darauf zu. Für den Staat könnten dadurch jährlich bis zu 6,3 Milliarden Euro an Verwaltungskosten entfallen.

4. Strategische Aufgabenkritik und Prozessoptimierung: Statt jedes Jahr Stellen eins zu eins nachzubesetzen, sollten Kommunen ihre Aufgaben regelmäßig hinterfragen. Durch die Optimierung der Zeiterfassung konnte der Aufwand in einigen Verwaltungen um 50 % reduziert werden.

5. Once-Only-Prinzip umfassend umsetzen: Moderne Registerlandschaften und verbindliche Standards für den Datenaustausch können Doppelerfassungen vermeiden und den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten drastisch reduzieren.

Was sind die Herausforderungen bei der Realisierung?

Die größte Hürde ist der Investitionsstau. Viele Kommunen fehlt es an den finanziellen Mitteln, um die notwendige IT-Infrastruktur für Automatisierung und Once-Only-Prinzip aufzubauen. Im europäischen Vergleich hinkt Deutschland bei der Digitalisierung der Verwaltung hinterher.

Hinzu kommt: Fachkräftemangel trifft auch IT-Experten in der Verwaltung. Es fehlt nicht nur an Personal für Sachbearbeitung, sondern auch an Fachleuten für die digitale Transformation. Und schließlich stoßen Rationalisierungsmaßnahmen oft auf Widerstand in der Belegschaft – eine nachvollziehbare Reaktion, wenn Beschäftigte zusätzliche Arbeitsbelastung fürchten.

Leistungsverdichtung ist ein unterschätztes Risiko: Einsparungen beim Personal werden in der Praxis zu oft durch „stille“ Leistungsverdichtung kompensiert – weniger Kolleginnen und Kollegen sollen dieselbe oder sogar mehr Arbeit erledigen. Das führt im schlimmsten Fall zu Überlastung, Krankheitsausfällen und letztlich wieder zu höheren Kosten.

Handlungsempfehlungen

Was können Kommunen konkret tun? Fünf Empfehlungen:

• Prozesse vor Technik: Nicht digitale Formulare stehen im Fokus, sondern die grundlegende Neugestaltung der gesamten Arbeitsabläufe. Wer schlechte Prozesse digitalisiert, automatisiert nur Ineffizienz.
• Mit kleinen Projekten starten: Anstatt teurer Leuchtturmprojekte empfehlen Experten, mit überschaubaren Pilotprojekten zu beginnen. Diese lassen sich schneller umsetzen, Erfolge sind besser kalkulierbar – und lassen sich leichter in die Breite tragen.
• Fluktuation strategisch nutzen: Statt jede freie Stelle 1:1 nachzubesetzen, bietet sich die Chance, Aufgaben zu bündeln oder Prozesse zu verschlanken. So sinkt die Zahl der Stellen ohne betriebsbedingte Kündigungen.
• Personalgewinnung und -erhaltung verbessern: Der Fachkräftemangel ist real – wer Personal einsparen will, muss gleichzeitig in die Attraktivität als Arbeitgeber investieren. Flexible Arbeitszeitmodelle, mobiles Arbeiten und eine moderne Gesundheitspolitik sind hier die Schlüssel.
• Interkommunale Zusammenarbeit institutionalisieren: Gerade für kleinere Kommunen ist IKZ ein nahezu ideales Instrument. Die Beispiele aus Hessen zeigen: Mit überschaubarem Aufwand lassen sich spürbare Einsparungen erzielen.

Positivbeispiele

Bad Arolsen und Volkmarsen (Hessen): Die gemeinsame Personalabteilung spart jährlich 17.000 Euro bei einem Effizienzgewinn von 20 % bei den Personalkosten – finanziell gefördert vom Land Hessen.

Helsa, Niestetal und Nieste (Hessen): Die Kooperation im Personal- und Sachbereich spart jährlich mehr als 130.000 Euro ein – darunter 20 % Effizienzgewinn bei den Sachkosten und mehr als 16 % bei den Personalkosten.

München: Das Programm neoHR zur Digitalisierung des Personalmanagements wird bis 2029 zu gesicherten Einsparungen von 24 Millionen Euro führen.

Ingolstadt: Mit dem Ziel, 6 Millionen Euro an Personalausgaben einzusparen (ca. 75–80 Vollzeitstellen), zeigt die Stadt, dass auch größere Kommunen ambitionierte Rationalisierungsziele verfolgen können.

Viernheim (Hessen): Mit einem Personalkostenanteil von nur 15,05 % am Verwaltungshaushalt liegt die Stadt um 6,55 Prozentpunkte unter dem Landesdurchschnitt – ein Beleg dafür, dass auch ohne radikale Einschnitte dauerhaft ein niedriges Kostenniveau möglich ist.

Fazit

Rationalisierung in der Kommunalverwaltung ist kein schneller Weg zu massiven Personaleinsparungen – dafür sind die strukturellen Hürden zu hoch, der Fachkräftemangel zu groß und die Aufgabenvielfalt zu breit. Die Beschäftigtenzahlen der letzten Jahre belegen das: Sie sind gestiegen, nicht gesunken.

Die eigentliche Frage lautet daher nicht: Wie viele Stellen können gestrichen werden? Sondern: Wie kann die Verwaltung ihre personellen Ressourcen durch Digitalisierung so freisetzen, dass sie den wachsenden Anforderungen gerecht wird – und gleichzeitig ein attraktiver Arbeitgeber bleibt?

Die Antwort liegt in einer intelligenten Mischung aus Automatisierung, interkommunaler Zusammenarbeit, strategischer Aufgabenkritik und gezielter Prozessoptimierung. Das Ziel ist nicht eine schlankere, sondern eine fähigere und effizientere Verwaltung – für die Bürgerinnen und Bürger, für die Mitarbeitenden und für die Haushalte, die es zu konsolidieren gilt.

Die Werkzeuge dafür liegen auf dem Tisch. Jetzt liegt es an den Kommunen, sie zu nutzen – Schritt für Schritt, Pilotprojekt für Pilotprojekt, Kooperation für Kooperation.

Wie steht es um Ihre Stadtverwaltung? Welche der genannten Hebel erscheinen Ihnen am vielversprechendsten? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen und Kommentare!